Com Millorar L’eficiència I La Productivitat O Com Organitzar-se?

2024 Autora: Harry Day | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 15:41

Si ens fixem en una persona moderna, és fàcil veure que la velocitat i la complexitat de les coses que ara cal tractar a la vida s’ha multiplicat amb el volum de coses que s’havien de fer fa 50 anys.

La gent té pressa, però no a temps. La vida de la persona mitjana s’omple de diversos missatgers, serveis socials. xarxes, correu electrònic i desenes d’altres distraccions que afecten l’eficiència i la productivitat cada dia. Mentrestant, l’eficiència personal i la productivitat són la clau de l’èxit, en depèn el nivell i la qualitat de vida.

Només hi ha 24 hores al dia. L’èxit és l’equivalent al que es fa en aquell temps. Per tant, molts somien amb les hores 25 i 26 del dia. Però, per tenir èxit, no cal canviar el cronòmetre natural. N’hi ha prou amb reconsiderar la vostra manera de treballar, i això és el que farem en aquest article:

- El joc hauria de valer la pena de l’espelma … No us heu de desaprofitar amb coses sense sentit i sense importància. Imagineu-vos el temps que tindreu si elimineu tasques rutinàries i innecessàries del vostre horari.

- Treballar per obtenir resultats … Quin és el teu objectiu? Què voldríeu aconseguir a finals d'any? Sorprenentment, poques persones poden respondre clarament a aquestes preguntes. Decidiu què voleu (llançar una startup, obtenir una promoció, augmentar els guanys, etc.) i aneu amb confiança cap al vostre objectiu, dedicant almenys tres hores al dia a treballar-hi.

- Neteja de l’espai de treball. Organitzeu el vostre lloc de treball. Un escriptori desordenat us dificulta la concentració, ja que en un ambient de caos és difícil centrar la vostra atenció en els detalls del treball que us espera. Ordeneu els papers i arxiveu carpetes innecessàries. Això us ajudarà a organitzar els vostres pensaments i a completar eficaçment la tasca que us ocupa.

- Estat del flux. El concepte de flux va ser desenvolupat pel professor de psicologia Mihai Csikszentmihalyi. Segons la seva investigació, es produeix un estat de flux quan un problema és alhora difícil, resoluble i interessant. Si la tasca que heu de fer és massa difícil, no sabeu com abordar-la, l'ansietat us apodera. Si, al contrari, la tasca és massa fàcil, t’avorreixes, ni tan sols la vols assumir.

Per treballar l'estat del flux, busqueu un lloc apartat (una oficina o una cafeteria prop de l'oficina, no importa) i submergiu-vos en el procés. En aquest cas, les tasques del mateix tipus s’han d’agrupar i resoldre en blocs.

- Tasca única … La multitarea no augmenta, sinó que disminueix el rendiment personal. Al contrari:

1 És esgotadora. Quan agafes una cosa o una altra tot el dia, però no veus el resultat, et sents completament aclaparat. En lloc de satisfer-se de les tasques realitzades: frustració i estrès.

2 Assoleix la qualitat. Fent diverses coses al mateix temps, hi ha una alta probabilitat d’equivocar-se en un d’ells (o en cadascun). Com a resultat, haureu de refer i provocar pèrdues (temporals, financeres, etc.).

3 Destrueix els llaços socials. Com més fluxos d'informació, més difícil és gestionar-los. Si escriviu una carta a la vostra parella i, al mateix temps, parleu amb la vostra dona per telèfon, no us sorprengueu quan sàpiga que els dos són insincers o desatesos.

Per ser més eficient, canvieu al mode de tasca única.

- Planificació diària … Treballar sense un objectiu específic no té sentit, així que abans de començar-lo feu un pla d’acció per al dia. Preneu-vos 15 minuts per anotar les tasques actuals i, a continuació, classificar-les. Després d’això, podreu començar a treballar amb seguretat, les vostres tasques seran sistematitzades i s’ordenaran les vostres accions. Molta gent percep la planificació com una pèrdua de temps, però els que l’utilitzen saben quant augmenta la productivitat professional.

- La regla de dos minuts … Si la tasca dura menys de 2 minuts, només cal que la feu. Vam deixar desenes de coses que es poden fer literalment en 2 minuts per després, inflant tot un problema. Traieu la paperera, responeu a un missatge i truqueu al servei d’atenció: la llista d’elements pendents de dos minuts es pot continuar indefinidament. Sí, no totes les tasques aparentment simples acaben trigant exactament 2 minuts. Però com menys "us ajunteu a l'esperit", més temps quedarà directament per a l'activitat.

- Prioritat … No hi ha tant de temps al dia per estar al dia de tot, per tant, és important establir les prioritats adequades en el vostre treball. Intenteu completar les tasques més urgents i importants primer.

- Buit d'informació … Desconnecteu el telèfon i no comproveu la safata d'entrada del correu electrònic. Si teniu previst iniciar una tasca difícil, intenteu centrar-vos-hi tant com sigui possible. Protegiu-vos de les trucades telefòniques, missatges SMS i correus electrònics que distreguin. Sembla que cadascuna d’aquestes accions trigarà només uns minuts, però el vostre pensament es veurà interromput. Per tant, haureu de dedicar més temps i esforç a completar la tasca principal.

- Terminis … Moltes persones perceben els terminis com a horrible, perquè si no es compleixen, hi haurà problemes. De fet, els terminis són una gran disciplina, cosa que significa que us ajuden a assolir els vostres objectius. En assumir un cas concret, assegureu-vos d’indicar l’hora del seu inici i final. Conegut el termini per al final del treball, us serà més fàcil planificar i assignar els vostres esforços i temps. Però aneu amb compte: no fixeu terminis "de grans dimensions". Recordeu: la feina omple tot el temps assignat per a això (Llei de Parkinson).

- El descans és sobretot. Només els robots poden funcionar sense interrupcions i fins i tot aquests fallen amb el pas del temps. Tot i això, molts de nosaltres ens sentim culpables si, per exemple, prenem cafè massa temps a dinar. Una persona no pot ser 100% productiva durant tot el dia. La concentració és com un múscul: cal descansar per treballar amb eficàcia. Un descans de 15 minuts us "reiniciarà" el cervell i estareu a punt per realitzar tasques de nou amb la concentració i dedicació adequades.

- Làmines fines … Dividiu una tasca gran en diverses més petites. Una tasca complexa sol suposar molt de temps i esforç. Per facilitar la tasca de fer front a la tasca, dividiu-la en diverses intermedies. Això ajudarà a distribuir uniformement els seus punts forts i en cadascuna d’aquestes etapes per veure els resultats del treball realitzat. Això farà que el procés vagi més ràpid.

- Utilitzar la tecnologia. Els avenços tecnològics del segle passat han facilitat la realització de més tasques en menys temps. Per tant, sigueu receptiu a les noves tendències, dispositius i programes emergents. Per què no aprofitar una font de guanys de productivitat?

- La màgia dels números. Podeu influir millor en la situació quan la compreneu a través dels números. Feu un seguiment de tots els indicadors que us interessin. Per exemple, des del nombre d’hores treballades i els informes elaborats fins a la productivitat per hora de temps de treball. Utilitzeu un sistema d'informes, un programari de gestió de projectes, SharePoint, fulls compartits de Documents de Google, un planificador o només una pissarra per fer un seguiment de les mètriques importants de l'equip.

Seguint aquestes senzilles directrius, podeu augmentar l’eficiència i la productivitat treballant menys, aconseguint més.

Si voleu formar el vostre propi sistema d’autoorganització que us permeti ser mandrós i que no requereixi violència contra vosaltres mateixos, el programa us ajudarà en això: AUTOORGANITZACIÓ DE CINTES SENSE VIOLÈNCIA.

Doncs bé, si decidiu maximitzar l'autoorganització, familiaritzeu-vos amb aquest programa: AUTORGANITZACIÓ AVANÇADA.

Això és tot. Fins la pròxima vegada. Atentament Dmitry Poteev.